Gestor y servicios
de correo electronico

MANUAL GESTOR DE CORREO

El gestor de correo contempla la gestión de las cuentas de correo desde varios sistemas diferentes:

CORREO TRADICIONAL / CORREO POP Con un programa residente en nuestro ordenador (Outlook de Windows, Eudora, Netscape) es el sistema más tradicional hasta ahora. La característica mas destacada es que bajamos los e.mail a nuestro ordenador, con lo que tenemos que configurar previamente el ordenador y los e-mail quedan en él, con las ventajas e inconvenientes que ello comporta. (Ir a instrucciones)

WEB MAIL Se gestiona el correo desde cualquier ordenador sin necesidad de configuración previa de ningún tipo, los e.mail se quedan en el servidor. Es el sistema que actualmente cuenta ya con mas usuarios (Ir a instrucciones)

WAP Posibilidad de leer el correo desde cualquier movió con acceso Wap. Esta posibilidad se tiene que contratar aparte (Mas información)

El gestor de correo profesional de Servitec contempla los tres sistemas indistintamente pudiendo, además, interactuar entre uno y otro

CREACIÓN DE CUENTAS

El gestor de correo contempla la creación de nuevas cuentas de usuario de dos maneras:

  • Desde el programa de administración de correo
    Un responsable (No hacen falta conocimientos) es el encargado de crear las cuentas de los usuarios y decidir las atribuciones de cada uno (Mas información)

  • Los usuarios mismos se crean las cuentas
    Es el sistema ideal para ofrecer correo a los usuarios de una Web o clientes (Mas información)

Además, por defecto, cada cuenta de correo, creada por uno u otro sistema, puede crearse dos cuentas de correo mas, asignadas a la primera.

Se cree por donde se cree la cuenta, el administrador siempre puede acceder a la cuenta del usuario a modificarla o anularla.

Crear cuentas desde administración

Rellenar los campos:

  • Login
    Login de entrada a la cuenta del usuario

  • Clave
    Contraseña del usuario para acceder a su cuenta

  • Verificación clave
    Repetir la clave

  • Recordatorio clave
    Texto o palabra que recuerde la clave en caso de olvidarse de ella

  • E.mail
    Nombre de la cuenta de correo de usuario

  • Acceso Pop
    SI
    El usuario podrá leer el correo que reciba a este nº de cuenta desde un correo pop (Eudora, Outlook..etc.)
    NO Solo se puede leer accediendo a nuestra pagina de correo

  • Añadir el resto de datos del titular

  • Clikar ENVIAR

Crearse una cuenta como usuario

Para registrarte se deben cumplimentar todas las casillas con los datos que se piden:

  • Login de entrada
    El que luego usaras para entrar en tu cuenta

  • Cuenta de correo
    Nombre que quieras para tu correo (Nombre, cargo, departamento... etc.) detrás se añade automáticamente el registro de la pagina que hayas escogido.

  • Contraseña
    La que usaras para entrar en tu cuenta

  • Confirmar contraseña
    Volver a escribir la contraseña que usaras

  • Recordatorio
    Algo que te haga recordar la contraseña que has escogido en caso de olvidarte de ella.

  • Datos personales
    Escribe todos los datos que se te piden

  • ENVIAR DATOS
    Das de alta tu cuenta

  • BORRAR FORMULARIO
    Borras todos los datos que has escrito

USO DEL CORREO EN POP

Reflejamos aquí las instrucciones de la configuración de cuentas en los programas de correo Pop. Recordemos que los usuarios no tienen que configurar nada para manejar las cuentas desde la Web, pero si tienen que configurar previamente desde su ordenador si quieren gestionar las cuentas desde un programa en Pop.

Para configurar tu cuenta de correo en el outlook, tendrás que acceder al menú superior "Herramientas", una desplegado el menú clickar sobre "Cuentas", seleccionar la pestaña de correo, y clickar sobre el botón "agregar" clickamos correo.

Los pasos a seguir para configurar la cuenta :

Nombre para Mostrar : Poner el nombre que deseamos que le llegue al remitente.

Direccion de correo electrónico : El nombre de la direccion de correo que estamos configurando. La misma que tenemos en el correo web.

Mi servidor de correo es : POP3

Servidor de correo entrante :

Servidor de correo saliente :

Nombre de cuenta : Nuestro login en el correo web

Contraseña : Nuestra contraseña en el correo web

Recordar contraseña : Si queremos que baje el correo directamente, sin poner la contraseña cada vez.

Finalizar.

Comprueba que ya puedes bajar correctamente tu correo, sino repasa de nuevo las instrucciones, vigila las mayúsculas y minúsculas de tu login y contraseña.

CONSIDERACIONES AL FUNCIONAMIENTO DE LOS CORREOS EN SU LECTURA DESDE UN SISTEMA POP:

Todos los email, al recibirse, quedan guardados en la carpeta INBOX (Entrada), al conectase desde un correo Pop este los bajara al ordenador y los borrara del carpeta Inbox, que esta en la red, por lo que si con posterioridad te conectaras desde Web o Wap no podrás leer estos correos.

Por el contrario, las conexiones Web o Wap, no borran nada a no ser que tu se lo digas expresamente.

Para evitar que te borren los mensajes al realizar lecturas en Pop y poderlos ver igualmente mas tarde desde una conexión Web o Wap, puedes utilizar las funciones de filtro y creación de carpetas, para que los mensajes de correo se guarden automáticamente en otras carpetas y al realizar una conexión en Pop no sean borrados.

USO DEL CORREO EN WEB

  1. USO DEL CORREO

Si ya estas registrado debes ir a la ventana donde pone USUARIOS REGISTRADOS. Pulsar ENTRAR y accedes a tu cuenta, poniendo el login y la contraseña.

Si no estas registrado deberás hacerlo pulsando en REGISTRARSE o solicita al administrador que te abra una cuenta.

BANDEJA ENTRADA

REDACTAR

AGENDA

GESTION FICHEROS

LISTAS CORREO

CONFIGURACION

Es la pantalla que aparece al entrar en tu cuenta de correo

Desde aquí puedes ver los mensajes recibidos o enviados, organizar tu correo en distintas carpetas o borrar los mensajes que no te interese guardar.

LEER CORREO RECIBIDO

Seleccionar carpeta

Desde aquí seleccionas la carpeta de entrada (INBOX) que es a la que por defecto van los e- mail al llegar, pero tu puedes configurar por filtros que los e-mail vayan a cualquier otra carpeta

Seleccionar cuenta

Puedes leer los mensajes de todas las cuentas seleccionando TODAS o de una cuenta en concreto seleccionándola en el desplegable.

Los mensajes nuevos no leídos están marcados con una N en rojo.

Para leerlo clika encima de"leer" y se abrirá el mensaje

Desde esta misma pantalla puedes añadir la dirección del remitente a tu agenda clikando en "Añadir agenda" o bloquear la dirección clikando en "Bloquear dirección"

Todas los mensajes recibidos puedes organizarlos en las carpetas que te hayas creado:

    • Seleccionar él / los mensajes que quieras guardar

    • Seleccionar en el desplagable la carpeta donde quieras guardarlos

    • Clikar en MOVER

También puedes hacer que al llegar los e-mails se vayan automáticamente a una u otra carpeta, según tu hayas puesto en los filtros, Ej.: Según quien te envíe un e-mail que se vaya directamente a su carpeta, o si el tema son las vacaciones, directamente a una carpeta que te hayas creado para tus temas de vacaciones (Ir a filtros de correo)

Para borrar mensajes, selecciona en la lista el que quieras borrar marcando la casilla "Sel" y clika BORRAR

Para ver los mensajes guardados en carpetas selecciona la carpeta en el desplegable de "Seleccionar carpeta" y aparecen en pantalla los mensaje guardados en ella.

Para leer los mensajes enviados debes seleccionar en "Seleccionar carpeta" la opción "Enviados", pero para que eso sea posible al enviar un mensaje tienes que señalar al final de la pagina "guardar copia en bandeja de salida"

Si tienes problemas en la recepción de algún email con ficheros adjuntos, solicita al administrador que te aumente la capacidad de recepción de tu buzón.

BANDEJA ENTRADA

REDACTAR

AGENDA

GESTION FICHEROS

LISTAS CORREO

CONFIGURACION

Desde aquí envías tus mensajes

ENVIAR CORREO

De: Selecciona desde cual de tus cuentas envías el mensaje.

Para: Escribir aquí la cuenta de correo del destinatario o clika en "listar nick" para abrir tu agenda y seleccionar el destinatario o lista de destinatarios

C.C. Si pones aquí otra/s cuenta/s de correo, les llega una copia de lo enviado al destinatario principal. Al abrir el mensaje recibido se indicara, en la cabecera, el destinatario y las cuentas que han recibido copia

B.C.C. Lo mismo que lo anterior pero no se vera reflejado, en la cabecera del mensaje del destinatario, que se envió copia a alguien mas.

Asunto: Tema del envío

Una vez escrito el asunto y el texto del correo clika en ENVIAR

Recuerda seleccionar "Guardar copia en bandeja de salida" si quieres guardar el mensaje enviado

ADJUNTAR FICHEROS

Si quieres adjuntar algún archivo que este guardado en tu ordenador clika "EXAMINAR" y busca el archivo que quieres enviar, una vez localizado (Asegúrate que aparece en la ventana) clika en ENVIAR. Si quieres enviar mas de un archivo selecciona uno en cada ventana de las que dispones.

BANDEJA ENTRADA

REDACTAR

AGENDA

GESTION FICHEROS

LISTAS CORREO

CONFIGURACION

Están todas las direcciones de correo que tienes grabadas.

Es una agenda donde puedes guardar y tener disponibles, no solo las direcciones de correo, si no además, nombres, teléfonos, direcciones, fechas.. etc. (Como una agenda convencional) pudiendo acceder a ella estés donde estés.

Para grabar nuevas:

Introducir todos los datos que se solicitan en el apartado "Añadir nueva ficha" y clikar AÑADIR

Si no quieres añadir todos los datos es suficiente con poner el Nick (sobrenombre o alias), el nombre y el e.mail

Para borrar direcciones de tu agenda:

Marcar "Sel" en la dirección que quieras borrar y clikar ELIMINAR

BANDEJA ENTRADA

REDACTAR

AGENDA

GESTION FICHEROS

LISTAS CORREO

CONFIGURACIÓN

Esta opción te permite tener ficheros en un servidor para poder mirarlos cuando quieras, estés donde estés, pudiendo solo leerlos o bajarlos al ordenador desde donde te conectes. También puedes compartir ficheros con otros usuarios de correo en Web, decidiendo tú quien puede solo leerlos o, además, modificarlos. El fichero puede ser compartido con un solo usuario o con una lista de usuarios de tu agenda.

SUBIR NUEVOS FICHEROS AL SERVIDOR

Para subir ficheros de tu ordenador o red local seguimos los siguientes pasos:

  • Fichero a subir Clikando en examinar aparece la ventana donde podemos buscar el documento a subir

  • Descripción Breve descripción del fichero a subir

  • Usuarios con permiso de lectura Los usuarios que pongas en esta opción solo podrán leer el documento. Usa listar nicks para enviar a direcciones o listas de tu agenda.

  • Usuarios con permiso de lectura y escritura Los usuarios que pongas en esta opción podrán leer y modificar el documento. Usa listar nicks para enviar a direcciones o listas de tu agenda.

  • Subir al servidor Clikar SUBIR, el documento ya esta en el servidor

Una vez subido el archivo al servidor aparecerá en la pagina la lista de tus archivos compartidos (Archivos propios) y la lista de archivos que otros comparten contigo (Archivos ajenos)

ARCHIVOS PROPIOS

  • Nombre Nombre del archivo que has subido

  • Accesos Te indica quien tiene permiso de lectura y quien de lectura y escritura

  • Borrar Para borrar el archivo

  • Examinar Para seleccionar el archivo después de modificarlo

  • Subir Subir el archivo modificado

ARCHIVOS AJENOS

  • Propietario Correo del propietario del documento compartido

  • Nombre del fichero Nombre del archivo compartido

  • Descripción Del archivo

  • Privilegios Privilegios que se te otorgan (solo leer o leer y escribir)

  • Examinar Para modificar el fichero

LEER Y/O MODIFICAR FICHEROS

Si solo quieres leer el fichero, basta con clikar sobre el nombre y aparece una ventana de descarga de archivos, selecciona la opción: Abrir este archivo desde su ubicación actual y se abrirá el archivo.

Si quieres modificarlo tienes que guardarlo en el ordenador. Utiliza entonces la opción de: Guardar este archivo a disco. (Te recomendamos te crees una carpeta especifica donde guardes los documentos que subes al ordenador o que vas a compartir)

Una vez guardado en el disco lo puedes abrir al momento o leerlo mas tarde, si quieres modificar el fichero y devolver la copia modificada al servidor, para que el resto de usuarios autorizados vean las modificaciones, primero tienes que guardar los cambios en tu ordenador, después acudir a la opción de EXAMINAR y cuando lo tengas seleccionado clikar en SUBIR.

Cuando se sube un fichero nuevo al servidor este aparece con el nombre original y tres ceros delante.
Cada vez que se modifica este fichero y se vuelve a subir al servidor este número va aumentando.
Por tanto, si nosotros tenemos en nuestro ordenador el fichero "000documento.doc" y en el servidor esta el "001documento.doc" es que alguien ha modificado el fichero y lo ha vuelto a subir, por lo tanto nuestro fichero estará anticuado.
Si nosotros realizamos un cambio al "000documento.doc" y lo intentamos actualizar en el servidor no nos dejará, pués el documento es posterior al "001documento.doc".
Primero tendremos que bajar el "001documento.doc" hacer las modificaciones en ese fichero y actualizarlo en el servidor.
Una vez lo hayamos actualizado, el fichero se nombrará como "002documento.doc" y así sucesivamente.

Se puede dar el caso que mientras tú has modificado un archivo lo haya hecho alguien mas, con lo cual, cuando tú quieras subir tu fichero no te deje, en este caso, súbelo como otra versión nueva.

BANDEJA ENTRADA

REDACTAR

AGENDA

GESTION FICHEROS

LISTAS CORREO

CONFIGURACION

Aquí puedes hacer grupos de correo con las direcciones que tienes en tu agenda. Es practico en caso de hacer envíos de correo colectivos, por Ej. Envío a todos tus vecinos, a los socios de tu club, a tus proveedores. etc.

HACER LISTAS DE CORREO

Nombre de la lista: Nombre del grupo (Ej. Vecinos)

Descripción: Ej.: Vecinos Bruch, 1

Notas: Observaciones que tu quieras sobre esta lista

E.mail añadir lista: Apuntar aquí todas las direcciones de correo de tus vecinos

Para guardar clikar en CREAR

En la parte superior de la pagina te aparecen todos los grupos de tus listas de correo . Si quieres borrar la lista entera clika en BORRAR. Si quieres añadir o borrar una sola o varias cuentas hazlo por DETALLES

BANDEJA ENTRADA

REDACTAR

AGENDA

GESTION FICHEROS

LISTAS CORREO

CONFIGURACIÓN

En configuración tienes distintos apartados:

Bloquear direcciones

Si no quieres recibir mensajes de una determinada dirección de correo escribes la dirección en la ventana "dirección" y clikas BLOQUEAR. Ya no recibes correo de esa dirección.

Para desbloquear seleccionas la dirección y clikas DESBLOQUEAR

Gestión cuentas e.mail

Desde aquí puedes darte de alta mas cuentas de correo con el mismo login:

Escribe en la ventana de CUENTAS el nombre de la nueva cuenta y clika en CREAR.

Debajo tienes un desplegable con todas tus cuentas y si quieres borrar alguna la seleccionas y clikas en BORRAR

Filtros de correo

Puedes filtrar tu correo según te interese, puedes descartar un mensaje o almacenarlo en otra carpeta existente.

Para filtrar los mensajes

  • Origen

    Remitente: Filtrar por nombre de la cuenta correo entrante

Titulo (asunto): Filtrar por texto que ponga en asunto del correo entrante

Texto: Filtrar por el texto del mensaje entrante

  • Texto a filtrar


    Texto que coincida con la opción (origen) que has escogido.

Ej. Si has escogido la opción de filtrar por remitente y quieres filtrar los e.mail

garcia@correro.com has de poner en texto a filtrar garcia@correo.com

  • Destino

    Puedes descartar el mensaje o enviarlo a cualquier carpeta que tengas creada,

Escogiendo la que quieras en el desplegable.

La función de los filtros es ampliable a las necesidades que una empresa en particular pueda tener. Pensemos que la función filtros es: Realizar una acción concreta, la que sea, ante la recepción de un correo con unas determinadas características o textos, ya sea

el envío de un SMS a un móvil, la puesta en marcha de una maquina o aparato electrónico remoto (donde sea del mundo), la realización de cualquier proceso en cualquier ordenador, evitar que un coche pueda ser puesto en marcha...etc. (Pedir mas información)

En caso de leer el correo, habitualmente, desde un sistema Pop la opción de filtros no tiene una utilidad especifica:

Todos los email, al recibirse, quedan guardados en la carpeta Inbox, al conectarse desde un correo Pop este los bajara al ordenador y los borrara de la carpeta Inbox, por lo que si posteriormente te conectas desde Web o Wap no podrás leer estos email. En cambio las conexiones Web o Wap no barran nada a no ser que lo digas expresamente.

Si no quieres que se te borren los mensajes al realizar lecturas en Pop y poderlos ver, igualmente, mas tarde desde una conexión Web o Wap, puedes utilizar las funciones filtro y creación de carpetas. Así los mensajes de correo se guardaran automáticamente en otras carpetas y al realizar una conexión en Pop no serán borrados.

Crearte carpetas

Para organizar tu correspondencia te puedes crear carpetas para clasificar por temas, nombres etc. Para ello solo tienes que escribir el nombre de la carpeta y clikar ACTUALIZAR
Puedes ordenar la correspondencia en carpetas manualmente o automáticamente mediante filtros

Crearte mas cuentas de correo

Con este mismo login puedes tener varias cuentas de correo y gestionarlas desde la misma pagina, por ejemplo tu cuenta oficial: josegarcia@moviles.com y tu cuenta particular: pepe@moviles.com

Para crearte otra cuenta poner el nombre de la nueva cuenta y clikar CREAR.
Para borrar alguna cuenta seleccionarla y clikar BORRAR

Cambiar la contraseña

Escribir nueva clave
Confirmarla
Escribir algo que te la recuerde en caso de olvidarte de ella
Clikar CAMBIAR CLAVE

Al volver a entrar en la pagina de correo deberás hacerlo con esta nueva clave.

ADMINISTRACIÓN DE CORREO EN WEB

El programa de administración de correo nos permite dos bloques diferentes de acciones:

  • Acciones encaminadas a la gestión, propiamente dicha, de las cuentas de los usuarios

  • Acciones para la promoción o publicidad de la empresa, marca o Web.

Como en los menús de configuración se solapan las dos funciones, hemos destacado en naranja aquellas opciones que sirven para la promoción en Web y realizado un resumen al final.

Clikando encima de cada pestaña del menú, accederemos a las distintas funciones del programa:

LISTADO DE USUARIOS

Aparecen los siguientes datos:

  • Login
    Login de entrada a la cuenta del usuario

  • E.mail externo
    Cuenta de correo externa al nuestro, del usuario

  • Nombre
    Del titular de la cuenta

  • Cuentas registradas
    De cada titular. Máximo tres por titular

  • Ultima entrada
    Fecha del ultimo movimiento de la cuenta

ENVIAR MAILINGS

A cuentas que tenemos con nuestro registro o las cuentas externas de nuestros usuarios.
Para hacerlo solo hay que elegir a que tipo de cuentas se realiza el mailing marcando la casilla correspondiente, escribir el titulo y el texto del mismo y clikar ENVIAR

AÑADIR USUARIOS

Rellenar los campos:

  • Login
    Login de entrada a la cuenta del usuario

  • Clave
    Contraseña del usuario para acceder a su cuenta

  • Verificación clave
    Repetir la clave

  • Recordatorio clave
    Texto o palabra que recuerde la clave en caso de olvidarse de ella

  • E.mail
    Nombre de la cuenta de correo de usuario

  • Acceso Pop
    SI
    El usuario podrá leer el correo que reciba a este nº de cuenta desde un correo pop (Eudora, Outlook..etc.)
    NO Solo se puede leer accediendo a nuestra pagina de correo

  • Añadir el resto de datos del titular

  • Clikar ENVIAR

MODIFICAR FICHA DEL USUARIO

Desde LISTADO DE USUARIOS, clikando encima del login accedes a la ficha del usuario y desde esta puedes:

  • Modificar los datos de su ficha

  • Añadirle nuevas cuentas (El numero máximo de cuentas es opcional a cada cliente)

  • Borrar cuentas

  • Cambiar clave de acceso

  • Y borrar el usuario de nuestro correo

INFORMACIÓN SERVIDOR

Este apartado es el "Organizador" de nuestra pagina de correo en Web y consta de los siguientes apartados:

  • E.mail administrador
    Correo del administrador de la Web

  • Site privado
    SI
    Para crear cuentas con nuestro login lo ha de hacer el administrador
    NO Cualquier usuario se puede crear cuentas desde la Web (ver mas)

  • E.mail de aviso de alta
    SI
    Este correo puede ser en forma de texto o enviar un completo correo, en colores con grafico y fotos, como si fuera una pagina Web incluso con Link y botones de auto respuesta.
    NO No llega ningún mensaje

  • Nueva portada
    Para cambiar la portada de nuestra pagina de correo. Pueden tenerse varias portadas diseñadas y cambiarlas según convenga o bien publicitar en ella diferentes productos o servicios, según sea su interés

  • Direcciones reservadas
    Podemos reservar nombres que solo podrán ser utilizados, para crear cuentas, desde la pagina de administración, no desde la Web.

  • Pie de pagina
    Texto que saldrá al pie de todos los mensajes que se envíen desde nuestro correo. Función muy interesante pues los correos enviados desde el sistema muchas veces irán a gente totalmente desconocida por nosotros, pero a lo mejor potenciales clientes, los cuales debajo del mensaje enviado, recibirán un texto con nuestro mensaje promocional o de brainding.

  • Titulo de la carta de saludo
    Ídem

  • Formato de texto de saludo
    Texto plano o HTML

  • Carta de saludo
    Texto de la carta de saludo que recibirá el usuario al darse de alta

CAMBIAR CLAVE DE ACCESO

Desde aquí se puede cambiar la clave para entrar al programa de admin.

CUENTAS INACTIVAS

Tienes La posibilidad de ver las cuentas que han permanecidos inactivas durante el periodo de tiempo que selecciones (de 1 a 12 meses) y la opción de borrarlas si interesa.

BASE DE DATOS DE USUARIOS

Desde aquí se puede bajar al ordenador del administrador la base de datos entera de usuarios de nuestro gestor de correo, para cualquier uso que se necesite, o incluso para su conexión con otra aplicación. La base de datos se puede bajar en formato txt o en el estándar para base de datos XML

BUSCAR

Te da la posibilidad de buscar usuarios de tu correo por el login o por el e.mail. Al localizarlo se abre la ficha del mismo y puedes, también desde aquí, modificar sus datos.

RESUMEN DE LAS FUNCIONES ÚTILES PARA LA PROMOCIÓN DE LA EMPRESA MARCA O WEB

El hecho de dar correo a colaboradores y clientes ya es de hecho una función publicitaria o de imagen de marca.

ENVIAR MAILING de forma fácil podemos enviar a todos los usuarios de nuestro correo un mensaje promocional.

SITE PRIVADO NO, Permitimos que cualquier usuario o cliente se abra una cuenta con nuestro dominio, por lo que estará promocionando nuestra marca cada vez que utilice el correo, además, lo estaremos fidelizando a nosotros al darle un servicio de continuidad. También hay la opción de una pagina intermedia para que el usuario realice una petición previa de servicio que sea aprobada o no, o bien esta el alta de cuentas tras una pagina con pasword que solo se da (por carta, correo, teléfono) a clientes.

CORREO DE AVISO DE ALTA, Es especialmente útil si damos correo a todos los clientes y usuarios.

PIE DE PÁGINA, Todos los email que se envíen desde el sistema saldrán con nuestro mensaje promocional.