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MANUAL GESTOR DE CORREO El gestor de correo contempla la gestión de las cuentas de correo desde varios sistemas diferentes: CORREO TRADICIONAL / CORREO POP Con un programa residente en nuestro ordenador (Outlook de Windows, Eudora, Netscape) es el sistema más tradicional hasta ahora. La característica mas destacada es que bajamos los e.mail a nuestro ordenador, con lo que tenemos que configurar previamente el ordenador y los e-mail quedan en él, con las ventajas e inconvenientes que ello comporta. (Ir a instrucciones) WEB MAIL Se gestiona el correo desde cualquier ordenador sin necesidad de configuración previa de ningún tipo, los e.mail se quedan en el servidor. Es el sistema que actualmente cuenta ya con mas usuarios (Ir a instrucciones) WAP Posibilidad de leer el correo desde cualquier movió con acceso Wap. Esta posibilidad se tiene que contratar aparte (Mas información) El gestor de correo profesional de Servitec contempla los tres sistemas indistintamente pudiendo, además, interactuar entre uno y otro CREACIÓN DE CUENTAS El gestor de correo contempla la creación de nuevas cuentas de usuario de dos maneras:
Además, por defecto, cada cuenta de correo, creada por uno u otro sistema, puede crearse dos cuentas de correo mas, asignadas a la primera. Se cree por donde se cree la cuenta, el administrador siempre puede acceder a la cuenta del usuario a modificarla o anularla. Crear cuentas desde administración Rellenar los campos:
Crearse una cuenta como usuario Para registrarte se deben cumplimentar todas las casillas con los datos que se piden:
Reflejamos aquí las instrucciones de la configuración de cuentas en los programas de correo Pop. Recordemos que los usuarios no tienen que configurar nada para manejar las cuentas desde la Web, pero si tienen que configurar previamente desde su ordenador si quieren gestionar las cuentas desde un programa en Pop. Para configurar tu cuenta de correo en el outlook, tendrás que acceder al menú superior "Herramientas", una desplegado el menú clickar sobre "Cuentas", seleccionar la pestaña de correo, y clickar sobre el botón "agregar" clickamos correo. Los pasos a seguir para configurar la cuenta : Nombre para Mostrar : Poner el nombre que deseamos que le llegue al remitente. Direccion de correo electrónico : El nombre de la direccion de correo que estamos configurando. La misma que tenemos en el correo web. Mi servidor de correo es : POP3 Servidor de correo entrante : Servidor de correo saliente : Nombre de cuenta : Nuestro login en el correo web Contraseña : Nuestra contraseña en el correo web Recordar contraseña : Si queremos que baje el correo directamente, sin poner la contraseña cada vez. Finalizar. Comprueba que ya puedes bajar correctamente tu correo, sino repasa de nuevo las instrucciones, vigila las mayúsculas y minúsculas de tu login y contraseña. CONSIDERACIONES AL FUNCIONAMIENTO DE LOS CORREOS EN SU LECTURA DESDE UN SISTEMA POP: Todos los email, al recibirse, quedan guardados en la carpeta INBOX (Entrada), al conectase desde un correo Pop este los bajara al ordenador y los borrara del carpeta Inbox, que esta en la red, por lo que si con posterioridad te conectaras desde Web o Wap no podrás leer estos correos. Por el contrario, las conexiones Web o Wap, no borran nada a no ser que tu se lo digas expresamente. Para evitar que te borren los mensajes al realizar lecturas en Pop y poderlos ver igualmente mas tarde desde una conexión Web o Wap, puedes utilizar las funciones de filtro y creación de carpetas, para que los mensajes de correo se guarden automáticamente en otras carpetas y al realizar una conexión en Pop no sean borrados.
Si ya estas registrado debes ir a la ventana donde pone USUARIOS REGISTRADOS. Pulsar ENTRAR y accedes a tu cuenta, poniendo el login y la contraseña. Si no estas registrado deberás hacerlo pulsando en REGISTRARSE o solicita al administrador que te abra una cuenta.
Es la pantalla que aparece al entrar en tu cuenta de correo Desde aquí puedes ver los mensajes recibidos o enviados, organizar tu correo en distintas carpetas o borrar los mensajes que no te interese guardar. LEER CORREO RECIBIDO Seleccionar carpeta Desde aquí seleccionas la carpeta de entrada (INBOX) que es a la que por defecto van los e- mail al llegar, pero tu puedes configurar por filtros que los e-mail vayan a cualquier otra carpeta Seleccionar cuenta Puedes leer los mensajes de todas las cuentas seleccionando TODAS o de una cuenta en concreto seleccionándola en el desplegable. Los mensajes nuevos no leídos están marcados con una N en rojo. Para leerlo clika encima de"leer" y se abrirá el mensaje Desde esta misma pantalla puedes añadir la dirección del remitente a tu agenda clikando en "Añadir agenda" o bloquear la dirección clikando en "Bloquear dirección" Todas los mensajes recibidos puedes organizarlos en las carpetas que te hayas creado:
También puedes hacer que al llegar los e-mails se vayan automáticamente a una u otra carpeta, según tu hayas puesto en los filtros, Ej.: Según quien te envíe un e-mail que se vaya directamente a su carpeta, o si el tema son las vacaciones, directamente a una carpeta que te hayas creado para tus temas de vacaciones (Ir a filtros de correo) Para borrar mensajes, selecciona en la lista el que quieras borrar marcando la casilla "Sel" y clika BORRAR Para ver los mensajes guardados en carpetas selecciona la carpeta en el desplegable de "Seleccionar carpeta" y aparecen en pantalla los mensaje guardados en ella. Para leer los mensajes enviados debes seleccionar en "Seleccionar carpeta" la opción "Enviados", pero para que eso sea posible al enviar un mensaje tienes que señalar al final de la pagina "guardar copia en bandeja de salida" Si tienes problemas en la recepción de algún email con ficheros adjuntos, solicita al administrador que te aumente la capacidad de recepción de tu buzón.
Desde aquí envías tus mensajes ENVIAR CORREO De: Selecciona desde cual de tus cuentas envías el mensaje. Para: Escribir aquí la cuenta de correo del destinatario o clika en "listar nick" para abrir tu agenda y seleccionar el destinatario o lista de destinatarios C.C. Si pones aquí otra/s cuenta/s de correo, les llega una copia de lo enviado al destinatario principal. Al abrir el mensaje recibido se indicara, en la cabecera, el destinatario y las cuentas que han recibido copia B.C.C. Lo mismo que lo anterior pero no se vera reflejado, en la cabecera del mensaje del destinatario, que se envió copia a alguien mas. Asunto: Tema del envío Una vez escrito el asunto y el texto del correo clika en ENVIAR Recuerda seleccionar "Guardar copia en bandeja de salida" si quieres guardar el mensaje enviado ADJUNTAR FICHEROS Si quieres adjuntar algún archivo que este guardado en tu ordenador clika "EXAMINAR" y busca el archivo que quieres enviar, una vez localizado (Asegúrate que aparece en la ventana) clika en ENVIAR. Si quieres enviar mas de un archivo selecciona uno en cada ventana de las que dispones.
Están todas las direcciones de correo que tienes grabadas. Es una agenda donde puedes guardar y tener disponibles, no solo las direcciones de correo, si no además, nombres, teléfonos, direcciones, fechas.. etc. (Como una agenda convencional) pudiendo acceder a ella estés donde estés. Para grabar nuevas: Introducir todos los datos que se solicitan en el apartado "Añadir nueva ficha" y clikar AÑADIR Si no quieres añadir todos los datos es suficiente con poner el Nick (sobrenombre o alias), el nombre y el e.mail Para borrar direcciones de tu agenda: Marcar "Sel" en la dirección que quieras borrar y clikar ELIMINAR
Esta opción te permite tener ficheros en un servidor para poder mirarlos cuando quieras, estés donde estés, pudiendo solo leerlos o bajarlos al ordenador desde donde te conectes. También puedes compartir ficheros con otros usuarios de correo en Web, decidiendo tú quien puede solo leerlos o, además, modificarlos. El fichero puede ser compartido con un solo usuario o con una lista de usuarios de tu agenda. SUBIR NUEVOS FICHEROS AL SERVIDOR Para subir ficheros de tu ordenador o red local seguimos los siguientes pasos:
Una vez subido el archivo al servidor aparecerá en la pagina la lista de tus archivos compartidos (Archivos propios) y la lista de archivos que otros comparten contigo (Archivos ajenos) ARCHIVOS PROPIOS
ARCHIVOS AJENOS
LEER Y/O MODIFICAR FICHEROS Si solo quieres leer el fichero, basta con clikar sobre el nombre y aparece una ventana de descarga de archivos, selecciona la opción: Abrir este archivo desde su ubicación actual y se abrirá el archivo. Si quieres modificarlo tienes que guardarlo en el ordenador. Utiliza entonces la opción de: Guardar este archivo a disco. (Te recomendamos te crees una carpeta especifica donde guardes los documentos que subes al ordenador o que vas a compartir) Una vez guardado en el disco lo puedes abrir al momento o leerlo mas tarde, si quieres modificar el fichero y devolver la copia modificada al servidor, para que el resto de usuarios autorizados vean las modificaciones, primero tienes que guardar los cambios en tu ordenador, después acudir a la opción de EXAMINAR y cuando lo tengas seleccionado clikar en SUBIR. Cuando se sube un fichero nuevo al servidor este aparece con el nombre
original y tres ceros delante. Se puede dar el caso que mientras tú has modificado un archivo lo haya hecho alguien mas, con lo cual, cuando tú quieras subir tu fichero no te deje, en este caso, súbelo como otra versión nueva.
Aquí puedes hacer grupos de correo con las direcciones que tienes en tu agenda. Es practico en caso de hacer envíos de correo colectivos, por Ej. Envío a todos tus vecinos, a los socios de tu club, a tus proveedores. etc. HACER LISTAS DE CORREO Nombre de la lista: Nombre del grupo (Ej. Vecinos) Descripción: Ej.: Vecinos Bruch, 1 Notas: Observaciones que tu quieras sobre esta lista E.mail añadir lista: Apuntar aquí todas las direcciones de correo de tus vecinos Para guardar clikar en CREAR En la parte superior de la pagina te aparecen todos los grupos de tus listas de correo . Si quieres borrar la lista entera clika en BORRAR. Si quieres añadir o borrar una sola o varias cuentas hazlo por DETALLES
En configuración tienes distintos apartados: Bloquear direcciones Si no quieres recibir mensajes de una determinada dirección de correo escribes la dirección en la ventana "dirección" y clikas BLOQUEAR. Ya no recibes correo de esa dirección. Para desbloquear seleccionas la dirección y clikas DESBLOQUEAR Gestión cuentas e.mail Desde aquí puedes darte de alta mas cuentas de correo con el mismo login: Escribe en la ventana de CUENTAS el nombre de la nueva cuenta y clika en CREAR. Debajo tienes un desplegable con todas tus cuentas y si quieres borrar alguna la seleccionas y clikas en BORRAR Filtros de correo Puedes filtrar tu correo según te interese, puedes descartar un mensaje o almacenarlo en otra carpeta existente. Para filtrar los mensajes
Titulo (asunto): Filtrar por texto que ponga en asunto del correo entrante Texto: Filtrar por el texto del mensaje entrante
Ej. Si has escogido la opción de filtrar por remitente y quieres filtrar los e.mail garcia@correro.com has de poner en texto a filtrar garcia@correo.com
Escogiendo la que quieras en el desplegable. La función de los filtros es ampliable a las necesidades que una empresa en particular pueda tener. Pensemos que la función filtros es: Realizar una acción concreta, la que sea, ante la recepción de un correo con unas determinadas características o textos, ya sea el envío de un SMS a un móvil, la puesta en marcha de una maquina o aparato electrónico remoto (donde sea del mundo), la realización de cualquier proceso en cualquier ordenador, evitar que un coche pueda ser puesto en marcha...etc. (Pedir mas información) En caso de leer el correo, habitualmente, desde un sistema Pop la opción de filtros no tiene una utilidad especifica: Todos los email, al recibirse, quedan guardados en la carpeta Inbox, al conectarse desde un correo Pop este los bajara al ordenador y los borrara de la carpeta Inbox, por lo que si posteriormente te conectas desde Web o Wap no podrás leer estos email. En cambio las conexiones Web o Wap no barran nada a no ser que lo digas expresamente. Si no quieres que se te borren los mensajes al realizar lecturas en Pop y poderlos ver, igualmente, mas tarde desde una conexión Web o Wap, puedes utilizar las funciones filtro y creación de carpetas. Así los mensajes de correo se guardaran automáticamente en otras carpetas y al realizar una conexión en Pop no serán borrados. Crearte carpetas Para organizar tu correspondencia te puedes crear
carpetas para clasificar por temas, nombres etc. Para ello solo tienes que
escribir el nombre de la carpeta y clikar ACTUALIZAR Crearte mas cuentas de correo Con este mismo login puedes tener varias cuentas de correo y gestionarlas desde la misma pagina, por ejemplo tu cuenta oficial: josegarcia@moviles.com y tu cuenta particular: pepe@moviles.com Para crearte otra cuenta poner el nombre de la nueva
cuenta y clikar CREAR. Cambiar la contraseña Escribir nueva clave Al volver a entrar en la pagina de correo deberás hacerlo con esta nueva clave. ADMINISTRACIÓN DE CORREO EN WEB El programa de administración de correo nos permite dos bloques diferentes de acciones:
Como en los menús de configuración se solapan las dos funciones, hemos destacado en naranja aquellas opciones que sirven para la promoción en Web y realizado un resumen al final. Clikando encima de cada pestaña del menú, accederemos a las distintas funciones del programa: LISTADO DE USUARIOS Aparecen los siguientes datos:
ENVIAR MAILINGS A cuentas que tenemos con nuestro registro o las cuentas
externas de nuestros usuarios. AÑADIR USUARIOS Rellenar los campos:
MODIFICAR FICHA DEL USUARIO Desde LISTADO DE USUARIOS, clikando encima del login accedes a la ficha del usuario y desde esta puedes:
INFORMACIÓN SERVIDOR Este apartado es el "Organizador" de nuestra pagina de correo en Web y consta de los siguientes apartados:
CAMBIAR CLAVE DE ACCESO Desde aquí se puede cambiar la clave para entrar al programa de admin. CUENTAS INACTIVAS Tienes La posibilidad de ver las cuentas que han permanecidos inactivas durante el periodo de tiempo que selecciones (de 1 a 12 meses) y la opción de borrarlas si interesa. BASE DE DATOS DE USUARIOS Desde aquí se puede bajar al ordenador del administrador la base de datos entera de usuarios de nuestro gestor de correo, para cualquier uso que se necesite, o incluso para su conexión con otra aplicación. La base de datos se puede bajar en formato txt o en el estándar para base de datos XML BUSCAR Te da la posibilidad de buscar usuarios de tu correo por el login o por el e.mail. Al localizarlo se abre la ficha del mismo y puedes, también desde aquí, modificar sus datos. RESUMEN DE LAS FUNCIONES ÚTILES PARA LA PROMOCIÓN DE LA EMPRESA MARCA O WEB El hecho de dar correo a colaboradores y clientes ya es de hecho una función publicitaria o de imagen de marca. ENVIAR MAILING de forma fácil podemos enviar a todos los usuarios de nuestro correo un mensaje promocional. SITE PRIVADO NO, Permitimos que cualquier usuario o cliente se abra una cuenta con nuestro dominio, por lo que estará promocionando nuestra marca cada vez que utilice el correo, además, lo estaremos fidelizando a nosotros al darle un servicio de continuidad. También hay la opción de una pagina intermedia para que el usuario realice una petición previa de servicio que sea aprobada o no, o bien esta el alta de cuentas tras una pagina con pasword que solo se da (por carta, correo, teléfono) a clientes. CORREO DE AVISO DE ALTA, Es especialmente útil si damos correo a todos los clientes y usuarios. PIE DE PÁGINA, Todos los email que se envíen desde el sistema saldrán con nuestro mensaje promocional. |
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